Microsoft Outlook es un cliente de correo electrónico popular tanto para uso personal como empresarial. Cuando Outlook está conectado a un servidor Exchange, Microsoft 365 o IMAP, guarda los datos del buzón en un archivo OST (Offline Storage Table) en el ordenador. Esto permite a los usuarios trabajar sin conexión a internet y luego sincronizar los cambios cuando vuelve la conexión. Sin embargo, no es sencillo mover archivos OST de un sistema a otro, y los usuarios no pueden abrirlos directamente en otro perfil de Outlook.
Por otro lado, MSG es un formato de archivo de correo electrónico que Outlook admite. Guarda cada mensaje con toda la información necesaria, como remitente, destinatario, asunto, archivos adjuntos y metadatos. Los archivos MSG son portátiles, fáciles de compartir y los usuarios no necesitan estar conectados a un buzón para abrirlos en Outlook.
Por estas diferencias, muchas personas necesitan convertir los datos OST a formato MSG para acceder a ellos a largo plazo, hacer copias de seguridad, migrarlos o cumplir con requisitos legales y de cumplimiento.
¿Por qué es importante convertir OST a MSG?
En ciertas situaciones reales, es necesario convertir OST a MSG:
- Cuando un servidor Exchange deja de funcionar o se elimina un buzón.
- Cuando un empleado deja la empresa y los correos se archivan.
- Para descubrimiento legal y documentación de cumplimiento.
- Al migrar datos del buzón a otro sistema.
- Para conservar correos importantes por separado de los perfiles de Outlook.
Es más fácil gestionar los correos guardándolos como archivos MSG porque pueden almacenarse, moverse o importarse fácilmente. Por eso, convertir archivos OST a MSG es una forma segura de conservar y acceder a los datos.
Las mejores formas de convertir archivos OST a MSG
Principalmente existen dos métodos para realizar esta conversión:
- Usar Outlook como método manual.
- Usar una herramienta profesional para convertir automáticamente.
Cada método tiene sus propios pasos y limitaciones.
Resumen del método manual
El método manual utiliza las herramientas integradas de Outlook para guardar y convertir archivos. Es necesario tener Outlook instalado y conectado al buzón original. Funciona con conjuntos de datos pequeños, pero se complica cuando se trata de archivos OST grandes o buzones difíciles de acceder.
Pasos para la conversión manual:
- Abre Outlook y asegúrate de que el archivo OST esté vinculado al buzón.
- Crea una carpeta nueva en Outlook para guardar los correos necesarios.
- Selecciona los correos que deseas convertir.
- Haz clic derecho y selecciona “Guardar como”.
- Elige el formato Outlook Message Format – Unicode (*.msg).
- Selecciona una carpeta de destino y guarda los archivos.
Problemas con el método manual
- Requiere un perfil de Outlook activo y conexión al servidor.
- No se puede acceder a archivos OST huérfanos o dañados.
- Toma mucho tiempo con buzones grandes.
- No permite convertir varios archivos OST.
- Alto riesgo de pérdida de datos y errores.
- No mantiene adjuntos ni la jerarquía de carpetas.
Por estos problemas, la conversión manual no es práctica para uso profesional o a gran escala.
Solución fiable para una conversión segura
ToolsBaer para la conversión de OST a MSG es un método más fiable y rápido para convertir buzones OST a archivos MSG sin necesidad de tener Outlook conectado. El software puede trabajar tanto con archivos OST sanos como dañados, y mantiene la estructura y los datos originales durante la conversión.
Permite a los usuarios convertir muchos correos a la vez, incluidos los archivos adjuntos, admite exportación selectiva, mantiene la estructura de carpetas y garantiza que no se alteren los datos. La herramienta puede con archivos OST grandes y no necesita que la cuenta Exchange o el perfil de Outlook estén disponibles. La interfaz es sencilla, así que incluso los usuarios sin experiencia técnica pueden utilizarla.
Pasos para la conversión automática:
- Inicia el software de conversión.
- Busca y añade el archivo OST al programa.
- Visualiza los datos del buzón, como correos y adjuntos.
- Elige MSG como formato de salida.
- Selecciona la ubicación donde guardar los archivos convertidos.
- Si lo necesitas, utiliza filtros y comienza la conversión.
Cuando el proceso termine, todos los correos seleccionados se guardarán como archivos MSG separados y podrán usarse en Outlook u otros programas compatibles.
Conclusión
Los archivos OST están muy ligados a los perfiles de Outlook y a los entornos Exchange, por lo que no son útiles para almacenar ni compartir por sí solos. El formato MSG es una manera segura, flexible y portátil de guardar correos individuales con toda su información. El método manual puede servir para tareas pequeñas, pero tiene muchas limitaciones al trabajar con buzones reales o datos inaccesibles. Cuando particulares y empresas usan una herramienta dedicada para la conversión de OST a MSG, el proceso es más rápido, los datos son más seguros y los resultados más fiables.